maandag 17 februari 2014

Chaostheorie - (g)een excuus om je bureau niet op te ruimen

Gejuich steeg op bij het verschijnen van dit boek: Een goede manager zaait verwarring. Waarom elk bedrijf beter wordt van een beetje chaos (van Ori Brafman en Judah Pollack). Geen wonder, op de achterflap staat: “het perfecte excuus om je bureau niet op te ruimen”. Zie je wel, dachten de rommelkonten op Twitter, wij zijn eigenlijk heel creatief en vernieuwend, in plaats van slordig. Dat staat zo veel beter…

Ik moet deze pret toch even bederven, want het boek is op geen enkele manier een excuus voor een puinhoop op je bureau. Het is wel een pleidooi voor het doorbreken van een te grote mate van organisatie – in een bedrijf. Die organisatie, en vooral de hiërarchie, maken vernieuwing en bruikbare feedback vaak onmogelijk. Het boek beschrijft er prachtige voorbeelden van. Zo had een ziekenhuis in de VS een groot probleem met resistente bacteriën. Dat is goed op te lossen als alle medewerkers hun handen consequent wassen, maar dat deden ze niet. Voorlichting hielp niet. Een onderzoek was nodig. Daarbij bleek dat een complete afdeling van het ziekenhuis niet over warm water beschikte. In een modern ziekenhuis! De verpleegkundigen moesten telkens met een emmertje naar de kelder. Dat maakte goede hygiëne wel heel lastig. Een overleg met de ontwerper van het ziekenhuis leverde niets op. Pas in een overleg waarin niet alleen de ontwerpers en de verpleeghulpen, maar ook een oudere conciërge was betrokken, kwam er een doorbraak. Deze wist namelijk nog een oude meterkast te vinden, waar zich achter een ongebruikt aanrecht en een heleboel schoonmaakspullen, de hoofdkraan bevond…

Wat je nodig hebt om dit soort fouten te vermijden (en om te zorgen voor vernieuwing en versterking van je organisatie) zijn drie zaken. De eerste is witruimte: genoeg vrije ruimte om te kunnen denken, buiten de strakke structuren van je werk en van de organisatie. Juist in die witruimte krijgen je hersenen de tijd en de gelegenheid om onverwachte verbindingen te leggen tussen ogenschijnlijk volstrekt willekeurige feiten. Op die manier kan de broodnodige vernieuwing ontstaan. Belangrijk is dat deze witruimte Echt Helemaal Vrij is.
Het tweede noodzakelijke onderdeel is het introduceren van “unusual suspects”. Managers van bedrijven hebben te vaak de neiging om mensen aan te nemen die op ze lijken. Daarmee beperken ze de vernieuwingskracht van hun bedrijf. Juist mensen met een andere achtergrond kunnen zorgen voor de broodnodige inzichten en feedback. Je moet er vervolgens wel voor willen openstaan.
En de derde factor is “georganiseerde serendipiteit”. Je kunt het toeval van de samenloop van omstandigheden best een handje helpen door verschillende mensen in en rond de organisatie bij elkaar te brengen en ze de volstrekte vrije ruimte geven om met elkaar te praten. Een agenda voor die bijeenkomst is dan al een beperking. Durf te vertrouwen.

Het boek is dus niet zozeer een pleidooi voor chaos, als wel tégen al te gestructureerd denken. Zo dankte Einstein zijn briljante ingevingen niet alleen aan de hoeveelheid witruimte die hij had door juist niet aan een universiteit verbonden te zijn, maar ook door het gedisciplineerde en gestructureerde werken aan zijn theorieën. Net zo goed is het boek een pleidooi tegen star en hiërarchisch denken, in de organisatie en wat betreft het betrekken van verschillende mensen. In dat opzicht sluit het enorm aan bij het onlangs bij dezelfde uitgeverij (Maven Publishing in Amsterdam) verschenen boek over Schaarste, door de Harvard-econoom Sendhil Mullainathan en Princeton-psycholoog Eldar Shafir . Daarin laten de auteurs zien dat schaarste (in dit geval aan tijd en vrije ruimte) zorgen voor een beperking in het denken, voor tunnelvisie. Wanneer in een organisatie alle witruimte en serendipiteit is weggeorganiseerd, wordt deze vanzelf star: er is geen vernieuwing meer. En contraproductief: men is bezig met het blussen van brandjes, wat op korte termijn het meest noodzakelijk is, maar op langere termijn juist meer tijd en menskracht kost. Dit boek laat overtuigend zien waarom arme mensen domme dingen doen, en hoe dit juist het gevolg is van schaarste, in plaats van de oorzaak. Ook al een aanrader.

Een beetje chaos is nodig, of zo je het noemen wil: een beetje ruimte, en (hoewel die term inmiddels te vreselijk is voor woorden) een beetje “out-of-the-box-denken”, wat je mogelijk moet maken door verschíllende mensen bij elkaar te zetten, niet meer van dezelfde. Dat verklaart waarschijnlijk ook waarom bedrijven met meer vrouwen aan de top, het ook beter doen. Daarmee zijn namelijk meerdere posities en visies in het bedrijf zelf vertegenwoordigd.
Maar het boek pleit helemaal niet voor chaos, integendeel. “Het leiden van een chaotisch proces wordt een beproeving voor wie greep op de zaak wil houden” (p. 202). De chaos moet wel in bedwang te houden zijn. Beteugelde chaos dus. De hoera-roepers op Twitter zullen dus echt af en toe hun bureau op moeten ruimen.

Ori Brafman en Judah Pollack: Een goede manager zaait verwarring. Waarom elk bedrijf beter wordt van een beetje chaos. Amsterdam: Maven Publishing 2013.

Sendhil Mullainhathan en Eldar Shafir: Schaarste. Hoe gebrek aan tijd en geld ons gedrag bepalen. Amsterdam, Maven Publishing 2013.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen